Bộ chứng từ kế toán là gì?

Vai trò của bộ chứng từ kế toán là gì?

• Cung cấp thông tin tài chính chính xác: Bộ chứng từ kế toán giúp ghi chép và lưu trữ các giao dịch tài chính một cách chính xác và minh bạch. Điều này đảm bảo rằng các thông tin tài chính của doanh nghiệp được ghi nhận đầy đủ và chính xác, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
• Kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro: Bộ chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ, giúp phát hiện và ngăn chặn các sai sót và gian lận trong quá trình kinh doanh
• Cung cấp dữ liệu cho các báo cáo và phân tích: Bộ chứng từ kế toán cung cấp dữ liệu cho việc lập các báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và bảng cân đối kế toán.

Phân loại 10+ bộ chứng từ kế toán đầy đủ của doanh nghiệp theo nghiệp vụ

1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

2. Nghiệp vụ bán hàng hóa

• Hoá đơn GTGT
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi).
• Thẻ quầy hàng, Giấy nộp tiền, Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.
• Các bộ chứng từ kế toán liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Hóa đơn thương mại.
• Tờ khai hải quan.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

3. Chi phí tiền lương, tiền công

• Hợp đồng lao động
• Quy chế tiền lương, thưởng
• Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)
• Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng thanh toán tiền lương
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)
• Chứng minh thư phô tô

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động.

• Đối với các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:
• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính.
• Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Chi phí công tác

• Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
• Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
• Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,…

6. Chi phí mua sắm tài sản cố định hoặc nhượng bán, thanh lý tài sản, khấu hao tài sản

• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng
• Hóa đơn
• Biên bản giao nhận tài sản
• Chứng từ thanh toán

• Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng)
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình

• Quyết định thanh lý,hủy tài sản
• Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
• Hóa đơn bán tài sản
• Biên bản bàn giao tài sản
• Chứng từ thanh toán

• Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định
• Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

7. Bộ chứng từ kế toán vé máy bay

• Vé máy bay điện tử
• Thẻ lên máy bay (boarding pass)
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Vé máy bay điện tử
• Giấy điều động đi công tác
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay (Chỉ với vé máy bay dưới 20tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:
• Vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ)
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động NLĐ đi công tác có xác nhận của
• DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
• Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát.

• Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
• Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
• Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.
• Chứng từ thanh toán.

• Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
• Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại diện NLĐ trong công ty
• Chứng từ chi tiền
• Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

9. Chi phí mua hàng trực tiếp của người bán có doanh thu dưới 100 triệu/năm

• Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng: Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng. Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra.
• Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:
• Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT¬BTC
• Hợp đồng mua bán, thuê nhà
• Chứng từ thanh toán cho người bán

10. Bộ chứng từ kế toán tổng hợp góp vốn tài sản

• Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
• Bộ chứng từ kế toán liên quan khác

• Biên bản chứng nhận góp vốn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
• Bộ chứng từ kế toán liên quan khác